В этой статье мы не будем рассматривать какие-либо методики автоматизации, а постараемся описать общие принципы для сходных по производственным циклам предприятий, выпускающих этикетку и картонную упаковку независимо от типа печати.
Обычно к нам обращаются сотрудники различных предприятий с просьбой помочь автоматизировать работу отдела предпечатной подготовки, и чаще всего это руководители этого отдела.
Их просьбы в основном не выходят за рамки интересов отдела, они интересуются автоматическим созданием монтажей, проверкой файлов, треппингом и прочими предпечатными инструментами. Несмотря на их высокий профессиональный уровень, часто они не очень хорошо представляют, какую выгоду должно получать предприятие, потратив значительную сумму на покупку и настройку довольно дорогого программного обеспечения. Как сделать внедрение автоматизации быстрыми максимально эффективным для предприятия в целом?
Для этого нужно понимать и учитывать всю производственную цепочку прохождения заказа — от внесения информации в базу данных до отгрузки готового продукта. Необходимо автоматизировать не только обработку файлов, но и обработку всей связанной с заказами информации на всех этапах производственной цепочки.
В результате время прохождения заказа сократится, и речь идёт не о каких-то процентах — время сократится в кратном количестве. Кроме этого, автоматизация позволяет навести порядок в работе отделов за счёт быстрой передачи строго структурированной информации и её быстрой обработки, что приведёт к значительному повышению производительности труда.
Каковы же принципы нашего подхода?
- Организация передачи информации между различными подразделениями предприятия.
- Использование ПО Esko.
- Обмен данными между ER предприятия и Esko Automation Engine (AE) с помощью XML.
- Внедрение строгих правил для структуры папок хранения файлов, имён файлов, имён печатных сепараций и слоёв.
- Поэтапное внедрение, основанное на принципе «Продукт – Заказ».
Начало работы с заказом —проверка файлов
Всё начинается с получения менеджером новых файлов для потенциального заказа. Обычно после этого менеджер отправляет файлы по почте в отдел допечатной подготовки с просьбой проверить файлы, сделать превью и отправить ему той же почтой информацию о печатных сепарациях, добавив к ней JPG, поскольку у него нет возможности посмотреть файлы в экзотических для него форматах. И почему бы нам полностью не автоматизировать этот этап? Именно полностью, совсем не отрывая сотрудников отдела допечатной подготовки от их сложной работы.
Схема этого этапа работы может выглядеть следующим образом. Менеджер заводит в ERP новый заказ для проверки, который в будущем может стать полноценным заказом, а может и не стать. ERP с помощью XML передаёт в АЕ «просьбу» создать папку с новым номером для нового заказа, куда менеджер, получив ссылку на новую папку, выкладывает файлы. Это может быть архив из нескольких вариантов дизайна. Файлы могут быть в разных форматах и включать связанные файлы (линки). АЕ вновь получает XML из ERP — выложены файлы для проверки, после чего запускает цепочку процедур.
Сначала АЕ разархивирует файлы. Если вариантов дизайна несколько, для каждого может создаваться отдельная папка. Если они включают связанные файлы, то те помещаются в дочернюю папку и в ходе проверки «подлинковываются» для создания превью. После сортировки AE отправляет файлы на проверку. В зависимости от формата файлов они проверяются различными инструментами. АЕ для этого имеет богатый набор инструментов, работающих по нескольким, дополняющим друг друга, технологиям.
После проверки составляется отчёт, который содержит описание ошибок и изображение для предварительного просмотра (превью), если необходимо — по сепарациям.
Отчёт может включать информацию о печатных сепарациях и расходе краски, что необходимо менеджеру для расчёта стоимости будущего заказа. Отчёт и превью создаются отдельно для каждого выложенного дизайна.
Обмен информацией между ИС и АE
Несмотря на то, что АЕ может взаимодействовать с практически любыми информационными системами различным образом (JDF-, SQL-запросы, HTTP-запросы), мы предпочитаем передавать и обрабатывать данные с помощью файлов в формате XML.
Этот универсальный формат является челноком, который не зависит от типа ERP и избавляет нас от необходимости изучать структуру таблиц базы данных ERP, доступ к которой администраторы предоставляют очень неохотно. В то же время они легко соглашаются сотрудничать в работе по согласованию структуры XML-файлов, параметров Продуктов и Заказов и организовывают взаимодействие между системами.
Ещё одним плюсом использования XML является отсутствие необходимости переписывать рабочие потоки при переходе предприятия на другой ERP, что регулярно встречается на практике. Достаточно организовать генерацию и чтение XML только в одной из систем.
В исключительных случаях мы используем SQL-запросы к сторонним системам, хотя к собственной MS SQL базе AE приходится обращаться довольно часто, поскольку стандартный набор инструментов АЕ не всегда позволяет получить нужную информацию.
Иногда, когда у заказчика отсутствует собственная ERP, мы пишем собственные версии Web-приложений для работы с заказами, напрямую взаимодействующие с AE c помощью SQL-запросов или XML.
В процессе работы заказ проходит множество стадий, на каждой из которых системы обмениваются информацией.
Продукт
Теперь, когда менеджер получил информацию и превью из выложенных файлов, он может завести в ERP настоящий заказ и отправить стоимость тиража заказчику. При положительном решении сторон в ИС заводится заявка на подготовку бланка согласования, и работа переходит в отдел допечатной подготовки.
Не секрет, что от заказчиков, как правило, поступают файлы в непригодном для печати виде, и в настоящее время, несмотря на большой прогресс в области развития искусственного интеллекта, он всё ещё не может полностью справиться с задачами предпечатной подготовки. Как минимум, специалисты должны следить за его работой, и ещё не один десяток лет будут востребованы.
В соответствии со строгими правилами они готовят макет к печати, распределяя элементы дизайна по слоям и сепарациям, запускают автоматический треппинг, контролируют результаты его работы, добавляют к элементам вылеты, отслеживают применение оверпринта и толщину элементов и так далее. Когда файл готов, можно ещё раз проверить его на соответствие печатным требованиям предприятия в автоматическом режиме с помощью AE или ArtPro+ actions, ведь не секрет, что ошибается только тот, кто не работает.
Проверив и сохранив файл, дизайнер запускает в AE рабочий поток по созданию бланка согласования. В этом рабочем потоке файл разбивается по слоям и сепарациям, из которых создаются отдельные превью. Иногда, в случае печати с обратной стороны, превью отзеркаливаются, элементы мелкого текста масштабируются. Все вместе превью и их имена размещаются на бланке в определённом порядке на нескольких страницах.
В таблицы бланка вносится информация, частично полученная из ERP, частично из подготовленного к печати файла. Готовые страницы объединяются в единый PDF и отправляются на согласование заказчику. Все описанные этапы относятся к работе над Продуктом.
Структура папок хранения файлов
Структура папок продуктов зависит от выработанной годами на предприятии схемы работы с файлами. Если она не подразумевает логически ошибок, мы стараемся её не менять. На большинстве предприятиях структура обычно многоуровневая и у всех разная. Продукты можно группировать по заказчикам, датам создания или номерам штампов. Дополнительным уровнем могут быть линейки продуктов или версии дизайнов.
Важнейшим свойством любой структуры хранения файлов является наличие идентификационных номеров (ID), которые автоматически генерируются в ERP или АЕ.
В поиске файлов как в автоматическом, так и в ручном режиме именно уникальный номер является атрибутом, позволяющим избежать ошибок в ручном или автоматическом выборе файлов.
Имена папок могут состоять только из номеров, а вся сопутствующая информация хранится в базе данных АЕ и отображается при выборе файла. Но такой подход обычно встречает сопротивление со стороны сотрудников, не готовых к столь революционным новшествам. Кроме того, менеджеры, создающие новые продукты и заказы, стараются внести в имена файлов максимальное количество лишней информации, которая никоим образом не облегчает поиск и делает структуру папок сложной для поиска и восприятия.
Переход от Продукта к Заказу
Когда все файлы макетов согласованы, менеджер готовит заявку на Заказ. В АЕ заказ идентичен монтажу и часто содержит несколько продуктов.
Один и тот же продукт может печататься повторно и принадлежать нескольким заказам. В этом и есть смысл разделения файлов и работ на две сущности — Продукт – Заказ, которые позволяют их использовать в различных комбинациях.
При наличии всей необходимой информации и подготовленных к печати файлов монтажи создаются автоматически без участия дизайнеров. В исключительных случаях, когда какие-либо параметры монтажа вызывают ошибки или отсутствуют необходимые файлы продуктов или им не назначен статус «согласовано», АЕ сообщает об ошибке. Тогда дизайнеры проверяют параметры монтажа, сверяют идентификационные номера продуктов и вносят необходимые корректировки в параметры монтажа.
Кроме файлов продуктов монтаж связан с файлом вырубного контура (ножа), который тоже имеет уникальный номер и должен храниться в отдельной базе. В зависимости от типа предприятия монтаж может создаваться на основе файла вырубного контура, подготовленного конструктором, или с помощью генерации монтажа по ручьям в соответствии с параметрами из XML-файла.
Этапы внедрения
Давайте посмотрим, какие этапы мы автоматизируем, сократив обязанности дизайнера и частично передав его функции в другие подразделения. Это переписка, первичная проверка файлов, создание бланка согласования и создание монтажа. Большинство этих процедур может запускаться менеджерами из ERP.
Достижение подобного результата требует логичных и последовательных действий. Обычно мы разбиваем внедрение автоматизации на 2–3 стадии. Сначала организуем взаимодействие между АЕ и ERP и создаём структуру папок для хранения файлов.
Потом согласовываем параметры и организуем работу с Продуктами. И в последнюю очередь занимаемся этапом автоматической сборки (монтажами), который полностью зависит от предыдущих этапов. После каждого этапа требуется время на отладку и доработку рабочих потоков АЕ, шаблонов «умных» меток, различных скриптов и ArtPro+ actions. Невозможно сразу предусмотреть все особенности поступающих в обработку файлов.
Перед каждым этапом совместно с нашими заказчиками мы пишем техническое задание (ТЗ). Сроки написания ТЗ мы не ограничиваем по времени. ТЗ пишется максимально подробно до тех пор, пока не будут согласованы все вопросы. Это позволит оценить объём работ, сроки внедрения и их стоимость. В процессе написания ТЗ у заказчика возникает понимание результатов внедрения и эффективности процессов.
Часто наши заказчики интересуются временем внедрения автоматизации, и мы затрудняемся дать ответ на этот вопрос, поскольку время зависит не только от сложности работ, но и от активного участия сотрудников предприятия, участвующих во внедрении.
Работы по каждому этапу можно провести за пару месяцев, но обычно это занимает больше времени. Быстрому внедрению мешает занятость сотрудников, время на сбор информации, способность заказчиков оценить эффективность тех или иных процессов, согласования по перераспределению обязанностей между подразделениями, большой объём новой информации, консервативность сотрудников, а иногда саботаж.
Случается, что параллельно нашим усилиям предприятие переходит на новое оборудование. В этом случае техническое задание приходится корректировать на лету.
Не нужно стремиться вместить в один этап все возможные работы по автоматизации. Многие процессы заранее невозможно описать, не отладив предыдущие этапы. Такой подход приводит только к затягиванию процесса и различным конфликтам. Описывать нужно только те процессы, которые, очевидны, на данном этапе, это делает внедрение автоматизации быстрым и понятным для всех сторон и не увеличивает стоимость внедрения.
В следующей статье мы опишем подход к автоматизации на POSM предприятиях, имеющих много особенностей и в логистике прохождения заказов, и в используемом ПО.